Diagramma Spaghetti: Scopri Come Ottimizzare i Flussi di Lavoro con Esempi Pratici!

Ciao, sono Francesco Massimo Gallo. Aiuto imprenditori a conseguire risultati straordinari. Il magazzino è la mia seconda casa. L’ascolto è il mio pregio. Il cambiamento è la mia filosofia. Creo per vivere e per divertirmi. In questo articolo, esploreremo il diagramma degli spaghetti, uno strumento potente per visualizzare e ottimizzare i flussi di lavoro in diversi contesti aziendali. Scopriremo cos'è, come si usa, i suoi vantaggi e alcuni esempi pratici.

Che cos'è lo Spaghetti Chart?

Il diagramma degli spaghetti, o Spaghetti Chart, è uno strumento di visualizzazione utilizzato in ambito logistico per rappresentare graficamente il flusso di materiali o di informazioni all’interno di un processo produttivo o di una supply chain. Il nome deriva dalla somiglianza della rappresentazione grafica con un piatto di spaghetti, a causa delle linee intricate che descrivono i percorsi.

Il diagramma degli spaghetti si distingue per la sua semplicità e immediatezza, poiché permette di comprendere facilmente il funzionamento di un processo e di individuare gli eventuali punti di bottlenecks o di inefficienze.

Come Funziona il Diagramma degli Spaghetti

Il diagramma degli spaghetti si basa sulla rappresentazione di una serie di attività o di processi come linee di flusso, che vengono disegnate a partire dall’inizio del processo fino alla fine. Le linee di flusso possono essere di diversi colori o forme, a seconda del tipo di attività o di processo che rappresentano. Ad esempio, le linee di flusso possono rappresentare il flusso di materiali, il flusso di informazioni, il flusso di energia o il flusso di persone.

Per utilizzare efficacemente il diagramma degli spaghetti, è necessario seguire alcune linee guida fondamentali.

Linee Guida per l'Utilizzo del Diagramma degli Spaghetti

Definire l’obiettivo del diagramma: È importante capire qual è l’obiettivo del diagramma, al fine di individuare le attività o i processi da rappresentare e di scegliere gli strumenti di visualizzazione più adeguati.
Identificare le attività o i processi da rappresentare: È importante individuare le attività o i processi da rappresentare, al fine di avere una visione completa del flusso di materiali o di informazioni.
Scegliere gli strumenti di visualizzazione: È importante scegliere gli strumenti di visualizzazione più adeguati, al fine di rappresentare in modo chiaro e immediato le attività o i processi. È possibile creare uno spaghetti chart con Microsoft Excel utilizzando il tool “SmartArt” presente nella scheda “Inserisci” del programma. La creazione di una Spaghetti Chart può essere effettuata attraverso dei software o semplicemente in modo cartaceo.
Disegnare il diagramma: È importante disegnare il diagramma seguendo le linee guida appena descritte, al fine di ottenere una rappresentazione chiara e comprensibile. Avrai bisogno di un layout aggiornato. La pianta in scala del tuo reparto preso in esame è fondamentale. Molto spesso si cerca di disegnare uno schizzo approssimativo o peggio a realizzare lo Spaghetti Chart su Excel. Niente di più sbagliato. I pennarelli. Le persone! Come sempre…Rambo non esiste! Da solo non farai nulla. Avrai bisogno delle persone che fisicamente lavorano in quell’area che vuoi prendere in esame. Dove fare lo Spaghetti Chart? E’ fondamentale realizzare lo Spaghetti Chart in reparto. Disegna i flussi mentre li percorri! Solo così ti renderai conto di quello che accade realmente e potrai nel frattempo farti spiegare dai tuoi colleghi della produzione come lavorano. ATTENZIONE! In questa fase non dare giudizi. Usa un colore per ogni flusso. Materiali, persone, informazioni. Usa diversi spessori per le linee di flusso. Parti dall’inizio del flusso e numera ogni step.
Verificare la completezza del diagramma: Una volta disegnato il diagramma, è importante verificare che esso rappresenti in modo completo e accurato il flusso di materiali o di informazioni.
Verificare la leggibilità del diagramma: Una volta disegnato il diagramma, è importante verificare che esso sia leggibile e comprensibile da parte di chi lo guarda.
Verificare l’efficacia del diagramma: Una volta disegnato il diagramma, è importante verificare che esso sia effettivamente utile per risolvere i problemi o per ottenere gli obiettivi prefissati.

Come Creare uno Spaghetti Chart Passo dopo Passo

Mappa delle installazioni: Il primo passo per creare uno spaghetti chart è avere una mappa delle installazioni. Questo deve includere elementi come i punti di entrata e di uscita, le scaffalature, le banchine di carico o i nastri trasportatori che movimentano la merce. Avrai bisogno di un layout aggiornato. La pianta in scala del tuo reparto preso in esame è fondamentale.
Osservazione e tracciamento dei flussi: Dopo aver osservato il funzionamento della fabbrica o del magazzino, sulla mappa vengono tracciate delle linee che rappresentano il flusso effettivo di persone o articoli. L’illustrazione finale può essere più chiara se vengono usati colori diversi per distinguere le persone dalle macchine, come carrelli elevatori, transpallet o robot mobili autonomi. Allo stesso modo, il diagramma a spaghetti deve incorporare le operazioni relative al ricevimento delle merci, alla loro ubicazione all'interno del magazzino e ai processi di picking e imballaggio a cui saranno successivamente sottoposti. Disegna i flussi mentre li percorri! Solo così ti renderai conto di quello che accade realmente e potrai nel frattempo farti spiegare dai tuoi colleghi della produzione come lavorano.
Analisi dei percorsi: Il disegno mostra i tragitti che i lavoratori o le merci compiono all’interno dell’installazione. Questo strumento serve per individuare le zone di maggiore traffico e analizzarne il motivo. Le corsie potrebbero essere troppo strette o il magazzino potrebbe essere mal distribuito, ma questi problemi possono essere facilmente risolti dagli esperti di stoccaggio come quelli di Mecalux.

Aree di Applicazione del Diagramma degli Spaghetti

Il diagramma degli spaghetti può essere utilizzato in diversi ambiti, come la produzione, il magazzino, il trasporto o il customer service.

Produzione: In ambito produttivo, il diagramma degli spaghetti può essere utilizzato per rappresentare il flusso di materiali o di informazioni all’interno di un processo produttivo, al fine di individuare gli eventuali punti di bottlenecks o di inefficienze e di ottimizzare il processo. Prendendo in considerazione un prodotto (o una famiglia di prodotti particolarmente rilevante), se ne traccia il percorso fisico, insieme a quello delle informazioni che lo riguardano lungo il layout dello stabilimento, indicando anche le fasi di trasformazione, i punti di stoccaggio e di controllo.
Magazzino: In ambito logistico, il diagramma degli spaghetti può essere utilizzato per rappresentare il flusso di materiali o di informazioni all’interno di un magazzino, al fine di individuare gli eventuali punti di inefficienza nella gestione degli stock o nella movimentazione dei materiali.
Trasporto: Il diagramma degli spaghetti può essere utilizzato per rappresentare il flusso di materiali o di informazioni nel trasporto, al fine di individuare gli eventuali punti di inefficienza nella gestione del trasporto o nella pianificazione delle consegne.
Sicurezza: Un semplice strumento snello può aiutarci a creare flussi più sicuri nelle nostre attività a fronte delle misure di distanziamento fisico in atto.

Vantaggi dell'Utilizzo del Diagramma degli Spaghetti

L’utilizzo del diagramma degli spaghetti offre numerosi vantaggi:

Rilevazione delle inefficienze: Lo studio di questi percorsi consente di identificare ritardi, colli di bottiglia o altri inconvenienti che rallentano la produttività dell'azienda e aiuta a implementare misure per correggere questi problemi.
Ottimizzazione del layout: Il grafico è una rappresentazione fedele dei percorsi di operatori e strumenti (carrelli elevatori per esempio) all’interno dello spazio fisico dei magazzini e delle attività produttive.
Miglioramento della sicurezza: “La sicurezza prima di tutto” è un mantra noto nel mondo del lavoro. Proteggere noi stessi, i nostri colleghi e i nostri clienti è sempre stato fondamentale, ma l’avvento del coronavirus sembra aver creato una nuova dimensione per la pianificazione e la consegna di processi sicuri, che stanno influenzano la nostra vita quotidiana oggi e per il prossimo futuro.
Riduzione dei tempi di ciclo: Il grafico degli Spaghetti chart è quindi applicabile sia alle zone produttive che di magazzino in modo piuttosto semplice.
Calcolo del tempo investito.
Coordinamento delle mansioni.
Miglioramento della produttività.
Identificare gli sprechi.
Semplificare i processi.

Esempi Pratici di Spaghetti Chart

Esempio 1: Minimarket e Distanziamento Sociale

Mentre il Covid-19 circola in tutto il mondo, le organizzazioni devono rispondere rapidamente alla sfida di garantire il distanziamento fisico tra i clienti. Le tabelle nell’esempio seguente mostrano le tipiche visite degli acquirenti a un minimarket e il flusso di clienti all’interno del negozio, prima e dopo l’introduzione delle contromisure di distanziamento fisico.

Stabilire un flusso unidirezionale con una distanza fisica di due metri introduce per la prima volta l’idea dello shopping standardizzato: non ha più senso posizionare oggetti acquistati di frequente, come latte e pane, agli angoli opposti del negozio. Tali layout non riguardavano mai il valore per il cliente, ma solo le vendite per il rivenditore. Invece, dovremmo “livellare il prelievo” degli articoli più richiesti, posizionandoli a intervalli di due metri intervallati da prodotti acquistati meno frequentemente. Ciò può facilitare il flusso all’interno del negozio, in un momento in cui la velocità nel servire i clienti diventa più importante che mai (meno code significa meno folla, il che significa meno opportunità di contagio). Tali flussi consentono anche la visualizzazione dei colli di bottiglia ad esempio alla cassa.

Esempio 2: Visita Medica

Pensiamo solo alla visita medica. Gli spaghetti che tracciano i flussi aiutano i medici a capire come meglio separare i pazienti l’uno dall’altro e dai loro colleghi. Ai pazienti che si rivolgono allo studio del proprio medico viene innanzitutto dato un momento in cui un medico li contatterà. L’appuntamento può essere telefonico o includere una consultazione video, il cui scopo è quello di valutare il paziente e determinare se dovrà o meno consultare uno specialista. Tale processo di triage riduce drasticamente il numero di pazienti che dovranno effetivamente fare una visita, il che a sua volta riduce il rischio per i pazienti e il personale di prima linea.

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Esempio 3: Concessionaria Auto

Uno dei nostri partner di vendita al dettaglio di auto ha lavorato per creare un flusso sicuro nei suoi locali. A Meadowvale Toyota in Canada, il lavoro standardizzato nell’accoglienza dei clienti è stato modificato per consentire alle persone di seguire la regola dei due metri in ogni momento. Inoltre, i comandi di ogni veicolo, come il volante e le leve del cambio, sono sterilizzati e protetti. Nel tentativo di applicare metodi che aiutino tutti a mantenere una distanza di sicurezza, il team di Meadowvale ha stabilito semplici barriere fisiche, utilizzando pneumatici e nastro, che guidano i clienti attraverso la reception in un’area lounge dove possono aspettare che il loro veicolo venga riparato. Da lì, il percorso progettato li porta al processo di pagamento e consegna del veicolo.

Spaghetti Chart e Industry 4.0

L’avvento dell’INDUSTRY 4.0 sta ampliando la portata della metodologia lean del “diagramma a spaghetti” estendendone le potenzialità applicative ed efficientandone l’adozione. Interessante in questo contesto diventa il servizio BEECOMS di WHITE WALL, una start-up bolognese nata nel 2017. Oggi è possibile monitorare in tempo reale la user experience analizzando le aree o le immagini che riscuotono maggior successo in un sito web o in una landing page. Attraverso software come “hotjar” è possibile visualizzare delle “heat map” che identificano l’interazione degli utenti con tutti gli elementi, cliccabili e non, presenti nelle pagine analizzate.

Una delle maniere più veloci per migliorare questi processi nelle organizzazioni è l'implementazione di un software di gestione magazzino (WMS). I diagrammi a spaghetti possono essere impiegati per rappresentare diversi tipi di spostamenti di lavoratori, merci e cicli operativi. Se desideri un controllo esaustivo sulle tue installazioni e sul tuo inventario, in Mecalux possiamo aiutarti. Il nostro software di gestione magazzino Easy WMS migliora le prestazioni dei magazzini manuali e automatici e centinaia di clienti lo stanno già utilizzano ogni giorno nei loro cicli operativi.

Consigli Utili

Coinvolgere le persone: Da solo non farai nulla. Avrai bisogno delle persone che fisicamente lavorano in quell’area che vuoi prendere in esame.
Non giudicare: ATTENZIONE! In questa fase non dare giudizi.
Registrare le idee: IMPORTANTE! Ti accorgerai che mentre ridisegni il tuo Spaghetti Chart insieme agli altri durante la sessione di Brainstorming verranno fuori tante idee non direttamente correlate con l’argomento. Potrebbero essere idee di miglioramento, domande, osservazioni su processi laterali a quello preso in esame, problemi che sono collegati a quanto state discutendo ma di più ampio respiro (per esempio come vengono caricati a sistema le produzioni o come vengono gestiti i muletti). Sono tutte idee che non riguardano direttamente lo Spaghetti Chart ma che escono mentre si parla del processo. E’ necessario registrare tutte queste idee in quanto potresti voler approfondire l’argomento in futuro. Per fare questo si usa il Parking Lot. Non è altro che un foglio dove appunterai tutte queste idee collaterali.
Inizia con un progetto pilota: Per prenderci mano prova ad utilizzarlo su un singolo prodotto o un piccolo reparto. Vedrai che la situazione nella maggior parte dei casi sarà disastrosa. Ed è proprio questo il punto, finché non si disegna non si capisce quanto sia grave la situazione.

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