L'acquisto di cialde caffè per i dipendenti è una pratica comune nelle aziende. Tuttavia, dal punto di vista fiscale, questa consuetudine solleva interrogativi sulla deducibilità dei costi e sulla detraibilità dell'IVA.
Inerenza e Congruità: I Principi Chiave
Nella determinazione del reddito d'impresa o di lavoro autonomo, un costo è deducibile solo se inerente e documentato. Un costo è inerente se è riferibile all'attività dell'impresa e se tiene conto delle sue dimensioni e delle sue esigenze promozionali. Si considera inerente solo se si può escludere l'utilità privata per l'imprenditore o per il socio di una società.
Poiché non esiste una definizione normativa di inerenza, è necessario analizzare caso per caso, valutando il fine della spesa e i benefici reddituali che l'impresa può trarre dal sostenimento di quel determinato costo.
Il D.M. ammette la deducibilità per le “spese di vitto e alloggio per ospitare clienti in occasione di mostre, fiere ed eventi simili e/o per le trasferte dei propri dipendenti e/o collaboratori”, mentre “non è ammessa la detrazione dell’IVA relativa alle spese di rappresentanza, tranne quelle sostenute per l’acquisto di beni di costo unitario non superiore a 50,00 €”.
Spese di Pubblicità vs. Spese di Rappresentanza
È difficile distinguere tra spese di pubblicità e spese di rappresentanza, ma entrambe sono spese pluriennali perché l'utilità che generano non interessa solo l'anno in cui vengono sostenute, ma anche gli esercizi successivi. A differenza delle spese di pubblicità, le spese di rappresentanza hanno l'obiettivo di promuovere e divulgare sul mercato l'attività svolta per attirare nuovi potenziali clienti, al fine di avere maggiori benefici economici.
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La Commissione Tributaria Provinciale di Alessandria, con la sentenza n.86 del 23 novembre 2011, si è pronunciata a proposito del costo per l'acquisto del caffè per rifornire la macchinetta installata nella sede dell'attività. Se il costo viene sostenuto anche col fine di offrire il caffè ai clienti, è collocabile tra i costi di pubblicità, quindi totalmente deducibile ai fini reddituali, con IVA detraibile.
Aliquota IVA Agevolata del 10%
A partire dal 1° gennaio 2014, l’art. 20 del DL n. 63/2013 ha stabilito che le somministrazioni di alimenti e bevande tramite distributori automatici siano soggette a IVA con aliquota agevolata al 10%, indipendentemente dalla collocazione fisica del distributore. Oggi, invece, il criterio non è più legato al “luogo”, ma al tipo di servizio: la somministrazione automatica rientra nelle operazioni agevolate al 10%, a condizione che l’acquirente sia il consumatore finale, sia esso un privato o un soggetto passivo IVA che acquista in funzione del consumo interno.
L'Agenzia delle Entrate, con la Risoluzione n. 103/E del 17/11/2016, ha ribadito la propria posizione circa l’aliquota differente tra i casi di acquisto bene e somministrazione. Tuttavia, la formulazione del penultimo capoverso ha generato dubbi sulla detraibilità IVA per il datore di lavoro che acquisti cialde per il funzionamento di apparecchi automatici o ad essi equiparati e posizionati nei locali aziendali.
Si legge infatti che l’aliquota ridotta del 10% può essere legittimamente applicata solo nel caso in cui l’acquirente della capsula/cialda sia l’effettivo utilizzatore della stessa, in qualità di consumatore finale. Nel caso, invece, di passaggi intermedi delle capsule o cialde, l’aliquota applicabile, in relazione alle cessioni effettuate nei confronti di soggetti diversi dal consumatore finale, rimane quella propria del particolare prodotto ceduto, perché si configura giuridicamente quale cessione di beni e non prestazione di servizio di somministrazione.
La Risoluzione specifica poi che al caso particolare del datore di lavoro che acquista una partita di cialde per l’utilizzo proprio o dei collaboratori, si applica l’aliquota agevolata del 10%, fermo restando l’indetraibilità sull’acquisto delle cialde in capo allo stesso.
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Questo passaggio della risoluzione sembra suggerire la indetraibilità dell’IVA sull’acquisto di beni (cialde, ma vale per i “boccioni d’acqua”) che l’impresa acquista - con aliquota IVA propria del bene - per rifornire gli apparecchi automatici. Se così si interpretasse ne deriverebbe che:
- quando un datore di lavoro acquista cialde/capsule per l’utilizzo proprio o dei collaboratori, sarebbe applicabile l’aliquota agevolata del 10%, ferma restando l’indetraibilità dell’IVA sull’acquisto (come se il datore di lavoro ottenesse una somministrazione, cosa che non è, e non acquistasse un bene);
- quando un “privato” acquista caffè (o acqua) erogato mediante distributore automatico, corrispondendo un gettone/moneta/credito prepagato, ciò consente di applicare l’aliquota IVA ridotta del 10% tipica della somministrazione, che può essere applicata “solo quando la cessione di dette capsule o cialde viene effettuata nei confronti di clienti che utilizzano distributori a capsule o cialde concessi loro a noleggio o in comodato gratuito dalla stessa società -fornitrice; è necessario, cioè, che il contratto di comodato o noleggio e le fatture relative alla fornitura di capsule o cialde siano intestati alla stessa persona”.
Distributori Automatici e Macchine a Cialde
Uno degli aspetti più controversi nella gestione fiscale delle spese aziendali per il caffè riguarda la differenza tra apparecchi automatici e semi-automatici. In particolare, ci si è chiesti se l’acquisto e l’utilizzo di macchine a cialde o capsule - molto diffuse negli ambienti di lavoro - possa godere dello stesso trattamento fiscale previsto per i tradizionali distributori automatici a moneta o gettone. La risposta è affermativa, ed è arrivata già con la Risoluzione n. 121 del 2000.
L’Agenzia ha affermato che anche gli apparecchi a capsule o cialde, pur avendo un funzionamento diverso (richiedono cioè l’acquisto preventivo della capsula e il suo inserimento manuale nella macchina), possono essere considerati equiparabili ai distributori automatici. La condizione fondamentale è che l’acquirente della capsula o cialda sia anche il consumatore finale, ossia colui che la utilizzerà per preparare e consumare la bevanda. Se invece si verificano passaggi intermedi - ad esempio, un’azienda acquista le capsule e le distribuisce ai dipendenti - il trattamento cambia: non si può più parlare di somministrazione, ma di cessione di beni, con l’applicazione dell’aliquota ordinaria prevista per quel tipo di prodotto. In sostanza, il servizio di somministrazione si perfeziona solo nel momento in cui la macchina eroga la bevanda pronta.
Risoluzione 103/E del 2016: Chiarimenti e Controversie
La Risoluzione n. 103/E del 17 novembre 2016 dell’Agenzia delle Entrate ha avuto l’obiettivo di chiarire quale aliquota IVA si applichi agli acquisti di capsule e cialde, nonché il loro corretto inquadramento ai fini della detraibilità. Il documento richiama espressamente la Tabella A, Parte III, allegata al D.P.R. 633/72. Nel testo si afferma chiaramente che l’aliquota IVA agevolata del 10% può essere applicata solo quando l’acquirente è il consumatore finale, e dunque una persona fisica che non agisce nell’esercizio di attività d’impresa.
Tuttavia, l’interpretazione contenuta nella Risoluzione n. 103/E del 2016 può essere considerata non pienamente condivisibile, soprattutto per quanto riguarda la presunta indetraibilità dell’IVA sull’acquisto da parte del datore di lavoro di cialde, capsule e boccioni d’acqua. L’Agenzia sembra infatti confondere due livelli: l’acquisto di un bene (le cialde, appunto) e la somministrazione di un servizio (il caffè erogato).
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Art. 19-bis1 del DPR 633/1972: Detraibilità IVA e Limitazioni
Un’analisi più attenta del quadro normativo evidenzia che il D.P.R. n. 633/1972, all’art. 19-bis1, lett. f, esclude in via generale la detrazione dell’IVA sugli alimenti e bevande, ma fa esplicita eccezione per quelli somministrati in mense scolastiche, aziendali, interaziendali o tramite distributori automatici collocati nei locali dell’impresa. La normativa riconosce quindi che l’uso aziendale di caffè o acqua, gestito tramite distributori (anche a cialde), è parte integrante dell’organizzazione del lavoro, specie in chiave di welfare.
Al contrario, la detraibilità andrebbe esclusa solo nei casi in cui l’acquisto non sia effettuato per finalità aziendali, ad esempio quando i beni sono destinati al consumo personale dell’imprenditore o dei dipendenti al di fuori dei locali dell’impresa o non attraverso apparecchi automatici o loro equivalenti. In sintesi, l’art. 19-bis1 del D.P.R. n. 633/1972 consente la detrazione dell’IVA per l’acquisto di cialde e capsule utilizzate in distributori automatici aziendali, a condizione che l’erogazione avvenga all’interno dell’azienda e che sia destinata al personale.
Erogazione Gratuita vs. Erogazione a Pagamento
Un’ulteriore distinzione da fare, che incide direttamente sul trattamento IVA, riguarda la modalità con cui il caffè viene erogato ai dipendenti: se a titolo oneroso o gratuito. Secondo l’art. 3, comma 2, n. 4 del D.P.R. 633/1972, la somministrazione di alimenti e bevande costituisce prestazione di servizi soggetta a IVA, ma solo se avviene contro corrispettivo.
Diverso è il caso in cui il datore di lavoro offre gratuitamente il caffè. Nonostante, a livello europeo, la Direttiva IVA 2006/112/CE preveda che anche i servizi resi a titolo gratuito possano essere imponibili (art. 26, par. 1, lett. a), nel sistema italiano questo principio non trova piena applicazione. Infatti, l’art. 3 del D.P.R. 633/1972 specifica che una prestazione gratuita è soggetta a IVA solo se supera il valore di 50 euro e se non è destinata al personale.
Tuttavia, la giurisprudenza italiana tende a escludere che il caffè gratuito abbia un valore incentivante tale da giustificare una detrazione IVA fondata su quel principio.
Casistiche e Trattamento IVA
- Caso 1: acquisto di cialde utilizzate in distributori automatici aziendali collocati nei locali dell’impresa. In questo caso, l’art. 19-bis1 del DPR 633/72 consente la detrazione dell’IVA, a condizione che l’erogazione avvenga all’interno dell’azienda e che sia destinata al personale.
- Caso 2: acquisto da parte del datore di lavoro con utilizzo da parte dei dipendenti tramite macchine semi-automatiche (a cialde o capsule), ma sempre all’interno dell’azienda.
- Caso 3: acquisto con successiva erogazione del caffè contro corrispettivo ai dipendenti.
- Caso 4: acquisto destinato a consumo personale dell’imprenditore o fuori dai locali aziendali. In tal caso, l’IVA non è detraibile, trattandosi di spese a uso personale e non aziendale.
Documentazione e Registrazione Contabile
Anche quando la normativa consente la detrazione dell’IVA sugli acquisti aziendali di cialde, capsule e boccioni d’acqua, è essenziale che l’impresa documenti correttamente ogni operazione. La possibilità di detrarre l’imposta presuppone infatti che il bene o il servizio siano acquistati nell’ambito dell’attività economica e utilizzati per finalità strettamente aziendali.
Per prima cosa, è necessario che le fatture di acquisto siano intestate correttamente all’impresa, riportando la partita IVA e, se possibile, l’uso specifico del bene, ad esempio: “fornitura capsule per distributore automatico aziendale”. Inoltre, è fortemente raccomandato registrare la spesa nel corretto conto contabile, ad esempio in “Spese di rappresentanza” o “Spese di welfare aziendale”, ma solo quando si tratta di consumo destinato al personale. Infine, in caso di erogazione gratuita del caffè, è prudente non effettuare compensazioni o addebiti interni che possano far pensare a una prestazione di servizio non dichiarata.
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